El parte de viajeros (SES.Hospedajes / RD 933/2021): qué es y cómo se hace

¿Sabes qué pasa si un huésped hace el check-in en tu hostal un viernes por la noche y tú no mandas sus datos a la policía hasta el lunes? Con la normativa vieja, probablemente nada. Con la actual, es una infracción sancionable, porque el reloj empieza a correr en cuanto la persona firma el registro, no cuando a ti te venga bien sentarte a rellenarlo.

Qué cambió con el RD 933/2021

El Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, es la norma que reordenó cómo hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, campings, apartamentos turísticos y hasta particulares que alquilan una habitación comunican quién se aloja en su establecimiento. Desde el 2 de diciembre de 2024 es de obligado cumplimiento para todo el sector, según recoge Septeo, y esa misma fecha de entrada en vigor la confirmaron medios como Mallorca Confidencial y Telecinco el día que empezó a aplicarse.

Lo que hace la norma, en la práctica, es sustituir el parte en papel que antes se llevaba (o se enviaba por fax, en muchos sitios) a la comisaría o al cuartel más cercano por un envío digital a través de la plataforma SES.Hospedajes, del Ministerio del Interior. Da igual si gestionas dos habitaciones o cuarenta: el trámite es el mismo sistema para todos.

Quién tiene que registrar y qué datos pide

La obligación alcanza a cualquier alojamiento con actividad en España que dé hospedaje a cambio de un precio, intermedien o no plataformas digitales de por medio. Los datos que hay que recoger de cada viajero, según detalla la guía de Astrohms, son los de siempre pero ahora con más rigor: nombre y apellidos, tipo y número de documento (DNI, NIE o pasaporte), fecha de nacimiento, nacionalidad, sexo, fechas de entrada y salida, y la firma del huésped, manual o digital.

Esa firma solo es obligatoria a partir de los 14 años; para los menores de esa edad basta con anotar cuántos viajan y su relación con el adulto responsable. Y el registro digital con todos esos datos hay que conservarlo tres años desde que termina la estancia, por si hay una inspección posterior — no es algo que puedas borrar en cuanto el huésped hace el check-out.

El parte de viajeros ya no es un papel que rellenas para quedar bien con la Guardia Civil del pueblo: es un envío digital con un plazo de 24 horas que empieza a correr en el momento exacto en que el huésped te entrega su documento.

El plazo: 24 horas, sin excusas

Aquí es donde muchos alojamientos pequeños se relajan y no deberían. El parte hay que enviarlo a SES.Hospedajes dentro de las 24 horas siguientes a la llegada del huésped, tal y como explican tanto Net2Rent como Muchoturismo en sus guías del sector. Si tienes un check-in escalonado por la tarde y sales de viaje el fin de semana, ese margen se te puede echar encima antes de darte cuenta.

Pongamos un caso sencillo: recibes a una familia el sábado a las 20h. Tienes hasta el domingo a las 20h para tener el parte enviado y con su acuse de recibo guardado. Si tu forma de trabajar sigue siendo "lo apunto en un cuaderno y ya lo paso el lunes", ese cuaderno ahora mismo te puede estar generando una infracción cada fin de semana.

Cuánto cuesta no cumplir

Las sanciones no son simbólicas. Las infracciones leves — un dato mal cumplimentado, un envío fuera de plazo pero hecho — van de 100 a 600 euros. Las graves — no estar dado de alta como establecimiento o directamente no comunicar los datos — suben a una horquilla de 601 a 30.000 euros, según coinciden tanto la cobertura informativa de Telecinco como la guía práctica de Checkinvacacional.

Para un hostal de gestión familiar, la diferencia entre una multa leve y una grave suele estar en algo tan tonto como no tener claro quién de la familia es responsable de mandar el parte cuando el titular está de vacaciones. No hace falta mala fe para que salga caro: basta con un despiste sostenido en el tiempo.

Cómo evitarte el lío en el día a día

Lo más simple es integrar el registro en el mismo momento del check-in, no como una tarea aparte para "cuando haya un rato". Muchos sistemas de gestión (PMS) ya conectan directamente con SES.Hospedajes y envían el parte de forma automática nada más completar la ficha del huésped, con el acuse de recibo guardado sin que tengas que acordarte de nada. Si usas una herramienta como Spyotel para llevar tus reservas y tus precios, merece la pena comprobar que ese flujo de datos hacia SES.Hospedajes quede resuelto de fábrica, y no como un paso manual más que se te puede olvidar un fin de semana ocupado.

Preguntas rápidas

¿Tengo que registrar a los niños que viajan con sus padres? Sí, pero con menos exigencia: los menores de 14 años no firman el parte, aunque hay que anotar cuántos son y su relación con el adulto que se responsabiliza de ellos.

¿Qué pasa si mi sistema de gestión no está conectado a SES.Hospedajes? Puedes darte de alta e introducir los partes manualmente desde el propio portal del Ministerio del Interior, aunque para varios check-ins al día resulta bastante más lento que tenerlo automatizado.

¿El plazo de 24 horas cuenta desde que reservan o desde que llegan? Desde que llegan y firman el registro, no desde el momento de la reserva. Lo que importa es la fecha real de entrada en el alojamiento.

Fuentes

• Septeo — Nueva ley para el registro de viajeros en alojamientos
• Mallorca Confidencial — Entra en vigor el nuevo registro de viajeros con sanciones de hasta 30.000 euros
• Telecinco — Entra en vigor el nuevo registro de viajeros y podrá haber sanciones de hasta 30.000 euros
• Astrohms — Guía completa sobre el Real Decreto 933/2021 y el registro de viajeros
• Checkinvacacional — Registro de viajeros RD 933/2021: cómo cumplir con SES.HOSPEDAJES